STARRING
Перевод мероприятий из офлайн в онлайн
Отменять нельзя переформатировать – где поставить запятую?
Итак, перед вами стоит задача перевести офлайн мероприятие в онлайн режим.

Для того, чтобы все прошло гладко, нужно сделать три шага:
1. Решить, подходит ли для Вашего мероприятия онлайн-формат.
2. Продумать шаги и детали по организации мероприятия.
3. Реализовать продуманный план.

Давайте подробно посмотрим, что нужно сделать на каждом этапе.
Шаг 1: принять аргументированное решение о переводе мероприятия в онлайн
Если вы задумались о переводе мероприятия из офлайн в онлайн, начните с ответа на 2 ключевых вопроса.
Если вы задумались о переводе мероприятия из офлайн в онлайн, начните с ответа на 2 ключевых вопроса.

1. Аудитория.
Есть ли Ваша аудитория в онлайне? Каким образом повлияет перевод в онлайн на количество участников и посетителей?

Если не уверены – спросите людей в соцсетях, рассылке или там, где вы общаетесь со своей аудиторией.

2. Деловая программа.
Можно ли ее провести онлайн?

В зависимости от ответов на эти два вопроса станет понятно, подходит ли онлайн-формат для Вашего мероприятия.
Кейс: кинофестиваль Радонеж 2020.

Аудитория — зрители разного возраста, рода занятий, социального положения. Интернет доступен практически всем. Мнение участников и посетителей: онлайн удобен.

География: офлайн мероприятие проходит в Москве. Онлайн позволяет расширить географию: события фестиваля и фильмы могут посмотреть зрители из любой точки земного шара.

Деловая программа: Показ фильмов - доступен онлайн. Торжественные церемонии Открытия и Закрытия фестиваля. — возможна прямая трансляция на сайт.

Решение: проводить мероприятие и онлайн, и офлайн (с учетом действующих в Москве ограничений.
Шаг 2. Составить поэтапный план организации и проведения мероприятия онлайн.
  • Цели и приоритеты
    Определите, что принципиально важно сохранить (какие задачи, активности), что можно переформатировать, от чего готовы или вынуждены отказаться.
Кейс: Международная отраслевая выставка

Цели и приоритеты:
Деловая программа — обязательна для проведения.

Демонстрация продукции участниками выставки — возможна в формате видеопрезентаций.
Развлекательная часть, которая была в офлайн (шоу, соревнования) - можно не проводить либо частично переформатировать.

Решение: в деловую программу включить круглые столы, дискуссии, конференции. Демонстрация продукции — по желанию участников. Развлекательные мероприятия не проводить.
  • Деловая программа
    Здесь масса моментов, которые нужно учесть. Вот некоторые из них:

    Какое количество людей нужно охватить?
    Сколько ожидается спикеров и слушателей?
    Нужно ли взаимодействовать с аудиторией?
    Если да, то как: в чате/голосом/подключая их по видео?

    От этих данных зависит, использовать вебинарную платформу или организовать трансляцию из студии.

    Если спикер один, а зрителей немного, удобнее использовать вебинарную платформу и провести мероприятие из дома или офисной переговорки. Если у Вас крупное официальное мероприятие с трансляцией, то лучше выбрать студию. Разумеется, возможен смешанный вариант для разных мероприятий деловой программы.
  • Технические детали
    Конкретный список зависит от мероприятия, примерный перечень технических моментов такой:

    Какое качество изображения и звука необходимо?
    Нужна ли профессиональная аппаратура и трансляция или достаточно хорошей веб-камеры и микрофона компьютера?
    Нужна ли техподдержка или справитесь своими силами?
    Как будет осуществляться и где храниться запись мероприятий?

    Онлайн-формат чаще всего предполагает запись мероприятия, чтобы участники, которые не смогли присоединиться вовремя в онлайне, смогли посмотреть событие позже. Важно проконтролировать этот момент и организовать качественную запись.
Кейс: Семейный кинофестиваль "В кругу семьи"

Деловая программа
Ежедневно по 3-4 выступления спикеров длительностью до 2 часов и дискуссии.

Количество зрителей различных мероприятий — от 200 тысяч до 2 млн человек.
У зрителей должна быть возможность задать вопрос в прямом эфире.


Технические детали
Изображение и звук должны быть высокого качества.
Необходим модератор прямого эфира, который будет отслеживать вопросы зрителей.
Запись мероприятий необходима.

Решение.
Трансляция велась из студии в соцсеть Одноклассники и на сайт.
Эксперты, которые не могли присутствовать очно, подключались к дискуссии по видеосвязи.
Участники задавали вопросы в чат, редактор трансляции передавал вопросы экспертам.
Видеозаписи всех мероприятий опубликованы на сайте.
  • Сбор аудитории на мероприятие
    Какие каналы взаимодействия с аудиторией использовать, зависит от Вашей сферы деятельности. Это могут быть соцсети, реклама, партнеры, публикации в электронных СМИ и т.д.

    Если для участия в онлайн-мероприятии необходима предварительная регистрация - информируйте участников по электронной почте, с помощью смс-рассылки или рассылки в мессенджеры; обзвоном.

    Даже если регистрация на мероприятие не обязательна, продумайте лид-магнит (полезность) для того, чтобы люди оставляли свои контакты. Так у Вас будет больше возможностей взаимодействовать с заинтересованной аудиторией.

    Напоминайте аудитории о мероприятии за несколько дней до и непосредственно в дни события.
Кейс: Слёт Детских общественных советов и Слёт "Быть блогером" в рамках Деловой программы семейного кинофестиваля"В кругу семьи".

Аудитория: подростки 12-17 лет.

Каналы информирования:
Соцсети (Инстаграм, Вконтакте, Одноклассники)
E-mail-рассылка за 2 недели до мероприятия и во время фестиваля.
Дополнительно в качестве лид-магнита предлагался мини-курс "Быть Блогером".

Результат:
700 подростков от 12 до 17 лет со всех регионов России приняли участие в Слётах онлайн, а также прошли обучение онлайн.
Шаг 3. Реализовать разработанный план действий.
Здесь не будем останавливаться подробно, так как реализация зависит от того, о каком мероприятии идёт речь, какие этапы есть в плане.

Если собственных ресурсов не хватает, привлекайте подрядчиков на разные работы. Обязательно составьте тайм-план, по которому будете отслеживать прогресс.

Всё получится!
Если всё это кажется Вам сложным, напишите нам. Мы организуем перевод мероприятия из офлайна в онлайн "под ключ" или возьмем отдельные этапы работы.

Оставить заявку или задать нам вопрос
можно любым удобным для Вас способом.
Контакты
STARRING